Datenschutzerklärung — Baumregister-Portal & App
Stand: September 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Baumregister-Portal und in der Baumregister-App ist:
THD GmbH
Hopelser Weg 8
26639 Wiesmoor
Deutschland
E-Mail: info@baumregister.de
Telefon: +49 (0) 4944 3009861
Die vollständigen Angaben finden Sie im Impressum.
Für die in Ihrem Auftrag im Portal erfassten Daten Ihres Kundenkontos (z. B. Baumbestand, Kontrollergebnisse, Namen Ihrer Mitarbeitenden) sind Sie als unser Kunde in der Regel selbst datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Für die im Folgenden beschriebene Verarbeitung von Zugangs-, Sicherheits- und Abrechnungsdaten sind wir eigenständig Verantwortlicher.
2. Welche Daten wir verarbeiten
| Kategorie | Beispiele | Von wem |
|---|---|---|
| Kontozugangsdaten | Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort-Hash, Zeitpunkt und IP-Adresse bei Anmeldung | Mitarbeitende unserer Kunden mit Portal-/App-Zugang |
| Bestandsdaten | Standort/GPS-Koordinaten, Art, Zustand, Fotos, Maße von Bäumen; Liegenschaften und Objekte | Erfasst durch Mitarbeitende unserer Kunden |
| Kontroll- und Maßnahmendaten | Kontrolldatum, Befund, Vitalität, Fotos, durchführende Person, geplante und durchgeführte Maßnahmen | Erfasst durch Mitarbeitende unserer Kunden |
| Kundenstammdaten | Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner (Name, E-Mail, Telefon) | Unser Kunde bei Vertragsschluss |
| Nutzungs- und Protokolldaten | Login-Zeitpunkte, IP-Adresse, technische Fehlerprotokolle, Synchronisationszeitpunkte der App | Automatisch bei Nutzung |
| Standortdaten der App | GPS-Position des Geräts zum Zeitpunkt der Baumerfassung; Kamerazugriff zur Fotoaufnahme | Mit Zustimmung über die Geräteberechtigungen |
Bestands-, Kontroll- und Maßnahmendaten betreffen in erster Linie Bäume und Liegenschaften und sind überwiegend keine personenbezogenen Daten. Personenbezug kann sich jedoch ergeben, insbesondere wenn Standortdaten Rückschlüsse auf ein bestimmtes Grundstück und dessen Eigentümer zulassen (z. B. bei Bäumen auf privaten Grundstücken), sowie durch die Angabe der kontrollierenden oder erfassenden Person.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung des Portals/der App, Nutzerverwaltung, Anmeldung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO für Bestandsdaten |
| Versand von Einladungs-, Passwort-Reset- und Systembenachrichtigungs-E-Mails | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Gewährleistung von IT-Sicherheit, Fehlerbehebung, Missbrauchsprävention | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Abrechnung mit unseren Kunden | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO (Vertrag, handels-/steuerrechtliche Pflichten) |
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen für den Betrieb des Portals folgende Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter oder im Rahmen vergleichbarer Garantien für uns tätig werden:
- Hosting und Datenbank: Hetzner Online GmbH, Deutschland — Server- und Datenbankbetrieb in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Alle Bestands-, Kontroll- und Fotodaten liegen ausschließlich auf diesen Servern in der EU.
- Transaktionale E-Mails (Einladungen, Passwort-Reset): Resend — Versand von systemgenerierten E-Mails.
- Kartendarstellung: Mapbox — Bereitstellung der Kartenkacheln für die Standortansicht. Es werden dabei nur die für den sichtbaren Kartenausschnitt nötigen Koordinaten übertragen, keine Zuordnung zu einzelnen Nutzerkonten.
Die vollständige, jeweils aktuelle Liste mit Verarbeitungsort und Absicherung für Drittlandübermittlungen finden Sie unter Unterauftragsverarbeiter. Eine über diese Dienstleister hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt, außer wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
KI-gestützte Funktionen (z. B. automatisierte Vorschläge zu Baumart oder Zustand) sind zum Zeitpunkt dieser Fassung nicht produktiv im Einsatz. Sobald ein KI-Anbieter angebunden wird, aktualisieren wir diese Erklärung und die Unterauftragsverarbeiter-Liste vor Inbetriebnahme.
5. Übermittlung in Drittländer
Resend und Mapbox sind Anbieter mit Sitz in den USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir dies auf die EU-Standardvertragsklauseln mit dem jeweiligen Anbieter. Eine Übermittlung von Bestands- oder Kontrolldaten an diese Anbieter findet nicht in einem für einen Personenbezug relevanten Umfang statt (siehe Ziffer 4).
6. Speicherdauer
Bestands-, Kontroll- und Maßnahmendaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses mit unserem Kunden gespeichert, da sie der Dokumentation der Verkehrssicherungspflicht dienen und in der Regel über mehrere Kontrollintervalle hinweg nachvollziehbar bleiben müssen. Nach Vertragsende werden die Daten gemäß den Vorgaben des Auftragsverarbeitungsvertrags gelöscht oder an den Kunden zurückgegeben. Zugangs- und Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
7. Die App: Offline-Nutzung und Geräteberechtigungen
Die Baumregister-App speichert erfasste Daten (Bäume, Kontrollen, Fotos) zunächst lokal auf dem Gerät, um auch ohne Internetverbindung im Feld arbeiten zu können, und überträgt sie anschließend an das Portal. Für die Nutzung fragt die App folgende Geräteberechtigungen ab: Kamera (Fotoaufnahme von Bäumen), Standort (Erfassung der Baumposition), Speicherzugriff (Zwischenspeicherung vor der Synchronisation). Die Berechtigungen werden ausschließlich für diese Zwecke verwendet.
8. Datensicherheit
Der Zugriff auf Kundendaten ist durch ein rollenbasiertes Berechtigungssystem sowie mandantengetrennte Datenhaltung (jeder Kunde sieht ausschließlich seine eigenen Daten) abgesichert. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert, Verbindungen werden verschlüsselt übertragen.
9. Ihre Rechte
Sofern wir für die Verarbeitung Ihrer Daten selbst Verantwortlicher sind (siehe Ziffer 1), stehen Ihnen die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) zu. Betrifft Ihre Anfrage Bestandsdaten, für die Ihr Arbeitgeber oder Auftraggeber datenschutzrechtlich verantwortlich ist, wenden Sie sich bitte zunächst an diesen; wir unterstützen unsere Kunden bei der Beantwortung entsprechend dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Zur Ausübung Ihrer Rechte uns gegenüber genügt eine formlose Nachricht an info@baumregister.de.
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
11. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, sobald sich an der Anwendung oder den eingesetzten Dienstleistern etwas ändert, das eine Aktualisierung erfordert. Es gilt die zum Zeitpunkt der Nutzung aktuelle Fassung.